Benennen & Sortieren

In diesem Schritt legen Sie fest, nach welchem Schema BarcodeOCR die Ausgabedokumente benennt. Außerdem können Sie die Dokumente in Unterordner einsortieren, Text im Dateinamen ersetzen und bestimmen, was bei gleichen Dateinamen passiert.

Auswahl des Dateinamens

Verwendung des Original-Dateinamens

BarcodeOCR zerlegt das Dokument nur und benennt es nicht anhand der Barcodes um. Die Ausgabedokumente tragen den ursprünglichen Dateinamen.

Typischer Einsatz: Die Dokumente werden schon in einer Vorverarbeitung umbenannt, der Dateiname soll erhalten bleiben.

Verwendung des erkannten Barcodes als Dateinamen

BarcodeOCR benennt das Dokument nach dem erkannten Barcode.

Typischer Einsatz: Sie wollen die Dokumente im Dateisystem anhand des Barcodes finden.

Zusätzliche Benennungsoptionen

Dem Dateinamen voranstellen

Stellt die eingegebenen Zeichen dem Dateinamen voran. Sie können dabei Platzhalter verwenden.

Typischer Einsatz: Vor jeden Dateinamen soll das aktuelle Datum oder ein Zeitstempel, damit der Dateiexplorer die Dateien chronologisch sortiert.

Dem Dateinamen anhängen

Hängt die eingegebenen Zeichen an den Dateinamen an. Sie können dabei Platzhalter verwenden.

Typischer Einsatz: Der ursprüngliche Dateiname soll zusätzlich im Dateinamen stehen, damit Sie das Quelldokument zuordnen können.

In NTFS ungültige Zeichen im Dateinamen ersetzen durch

Im NTFS-Dateisystem sind diese Zeichen in Dateinamen ungültig: / ? < > \ : * | ". Im Textfeld legen Sie fest, durch welches Zeichen BarcodeOCR sie ersetzt. Lassen Sie das Feld leer, entfernt BarcodeOCR die ungültigen Zeichen.

Ohne diese Option kann BarcodeOCR die Datei mit diesem Namen nicht anlegen. Die Datei landet dann als „Naming Error“ im Fehlerordner.

Typischer Einsatz: Ein Barcode enthält Zeichen, die in einem Dateinamen nicht erlaubt sind.

Unterordner anlegen und Ausgabedateien sortieren

BarcodeOCR kann im Ausgabeordner eine Ordnerstruktur anlegen und die Ausgabedateien dort einsortieren. Fehlende Unterordner erzeugt BarcodeOCR während der Verarbeitung automatisch. Die Ergebnisdatei wird dann mit dem vorgesehenen Dateinamen in diesem Ordner gespeichert.

Schalten Sie dazu Erstelle im Ausgabeordner Unterordner und sortiere die Ausgabedateien anhand von folgenden Kriterien ein ein und wählen Sie eine der beiden Möglichkeiten.

Verwende eine Vorlage für die Sortierung

Ab Edition Standard

Für viele Anwendungsfälle genügt eine Vorlage. Bei einigen Vorlagen passen Sie das Ergebnis über das Feld Parameter an Ihren Fall an.

In den Beispielen ist der Unterordner jeweils der Teil zwischen Ausgabeordner\ und dem Dateinamen.

Vorlage	Parameter	Beispiel-Barcode	Ergebnis
Datum (Format: JJJJ-MM-TT)	kein Parameter nötig	RECHNUNG-1234	Ausgabeordner\2017-07-12\RECHNUNG-1234.pdf
Datum (Format: MM-TT)	kein Parameter nötig	RECHNUNG-1234	Ausgabeordner\07-12\RECHNUNG-1234.pdf
Datum (Format: MM-TT-SS)	kein Parameter nötig	RECHNUNG-1234	Ausgabeordner\07-12-19\RECHNUNG-1234.pdf
Tag (TT)	kein Parameter nötig	RECHNUNG-1234	Ausgabeordner\07\RECHNUNG-1234.pdf
Stunde (SS)	kein Parameter nötig	RECHNUNG-1234	Ausgabeordner\19\RECHNUNG-1234.pdf
Unterordner anhand eines Trennzeichens	Trennzeichen, z. B. @	BELEGE@2017@004	Ausgabeordner\BELEGE\2017\004\BELEGE@2017@004.pdf
Eigenes Datumsformat	Datumsformat, z. B. yyyyMMddHHmmss	RECHNUNG-1234	Ausgabeordner\20170712191045\BELEGE@2017@004.pdf
Verwende die ersten X Stellen des Barcodes als Unterordner	Anzahl an Stellen, z. B. 8	RECHNUNG-1234	Ausgabeordner\RECHNUNG\RECHNUNG-1234.pdf
Verwende die letzten X Stellen des Barcodes als Unterordner	Anzahl an Stellen, z. B. 4	RECHNUNG-1234	Ausgabeordner\1234\RECHNUNG-1234.pdf

Verwende ein externes Skript zur Bestimmung der Unterordner

Ab Edition Enterprise

Komplexe Ordnerstrukturen decken die Vorlagen unter Umständen nicht ab. Für diese Fälle können Sie ein PowerShell-Skript verwenden, das die Ordnerstruktur und auch den Dateinamen festlegt. BarcodeOCR ruft das Skript während der Verarbeitung auf, aber noch vor dem Speichern. Alle Informationen zum Verarbeitungsvorgang übergibt es dem Skript als Variablen.

Das Skript kann diese Informationen ohne Einschränkungen auswerten und gibt Ordnerpfad und Dateinamen an BarcodeOCR zurück. BarcodeOCR verwendet sie anschließend beim Speichern der Datei.

Mit einem Skript lassen sich zum Beispiel diese Anforderungen umsetzen:

• Dokumente anhand des erkannten Texts in Unterordner einsortieren (Beispielskript im Ordner „Script Samples“ vorhanden).
• Anhand eines bestimmten Texts im Barcode Rechnungen in den Ordner „Rechnungen“, Belege in den Ordner „Beleg“ und alle anderen Dokumente in den Ordner „Verschiedenes“ einsortieren (Beispielskript im Ordner „Script Samples“ vorhanden).
• Einen Unterordner mit einem eigenen Algorithmus bestimmen (mit allen Möglichkeiten von PowerShell).
• Den Dateinamen unabhängig vom Ordner festlegen.
• Mehrere verschachtelte Unterordner anlegen.
• Erkannte, aber durch einen Filter ausgeschlossene Barcodes als Unterordner verwenden.
• Und viele weitere Anforderungen.

Aufbau, Parameter und Rückgabewerte des Skripts stehen unter Typ 3: PowerShell während der Verarbeitung.

Beispielskripte

Beispiele für nachgelagerte Anwendungen und Unterordnerskripte finden Sie im Ordner „Script Samples“ im Installationsordner von BarcodeOCR. Sie dienen als Grundlage, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen.

PowerShell-Ausführungsrichtlinie

PowerShell-Skripte müssen signiert sein, oder Sie müssen vorher die Ausführungsrichtlinie (ExecutionPolicy) anpassen. Sonst kann BarcodeOCR das Skript nicht aufrufen. Es schreibt dann einen Eintrag ins Fehlerprotokoll und speichert die Ausgabedateien nicht im festgelegten Pfad. Wie Sie die Richtlinie einstellen, steht unter PowerShell vorbereiten.

Ersetzen von Text im Ausgabedateinamen

Sie können Zeichenfolgen innerhalb der Barcodes durch eine andere Zeichenfolge oder durch Platzhalter ersetzen.

1. Geben Sie die zu ersetzende Zeichenfolge ein, zum Beispiel ER-.
2. Geben Sie den Text ein, durch den sie ersetzt werden soll, zum Beispiel Eingangsrechnung-.
3. Klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen, damit die Ersetzung übernommen wird.

Sie können mehrere Ersetzungen speichern. BarcodeOCR führt sie in der angezeigten Reihenfolge aus. Um eine Ersetzung zu entfernen, klicken Sie den Eintrag an und dann auf Aus Liste entfernen.

Beispiele

Zu ersetzende Zeichenfolge	Zeichenfolge ersetzen durch	Barcode-Text	Nach dem Ersetzen
ER-	Eingangsrechnung-	ER-12345	Eingangsrechnung-12345
DATUM	%TODAY%	SCAN-DATUM	SCAN-01.01.16
Rechnung	(leer)	Rechnung5678	5678

Alle verfügbaren Platzhalter stehen unter Platzhalter.

Konfliktbehandlung

Konflikte im Zielordner

Entsteht beim Speichern ein Konflikt, weil zum Beispiel ein Barcode in einem Stapel doppelt vorkam, haben Sie diese Möglichkeiten:

Duplikate in Fehlerordner verschieben

Das Dokument wird mit der Bezeichnung „Duplicate“ im Fehlerordner abgelegt.

Typischer Einsatz: Das Dokument wurde schon einmal verarbeitet, der Dateiname existiert bereits im Zielordner.

Duplikate überschreiben

Das neue Dokument überschreibt die bereits bestehende Datei im Zielordner ohne weitere Prüfung.

Typischer Einsatz: Das Dokument wurde schon einmal verarbeitet, der Dateiname existiert bereits im Zielordner.

Vorgesehener Dateiname + fortlaufende Nummer

Das Dokument wird unter dem vorgesehenen Namen abgelegt. BarcodeOCR hängt eine laufende Nummer an, damit der Dateiname eindeutig bleibt.

Typischer Einsatz: Doppelt gescannte Dokumente sollen weder überschrieben noch aussortiert, sondern ebenfalls im Ausgabeordner gespeichert werden.

An bestehende anhängen

BarcodeOCR hängt die Seiten an ein PDF-Dokument an, das am Ausgabeort bereits existiert. Gibt es noch kein Zieldokument, wird es erstellt.

Typischer Einsatz: Seiten aus verschiedenen Scans sollen in einer Zieldatei zusammenkommen, die Sie nach Abschluss des Vorgangs von Hand aus dem Ausgabeordner entfernen.

Konflikte im Fehlerordner

Entsteht beim Speichern im Fehlerordner ein Konflikt, haben Sie diese Möglichkeiten:

Duplikate in „Duplicate“ umbenennen + fortlaufende Nummer

Das Dokument wird in „Duplicate“ umbenannt und erhält eine fortlaufende Nummer, damit der Dateiname eindeutig bleibt.

Typischer Einsatz: Das Dokument wurde schon einmal verarbeitet, der Dateiname existiert bereits im Fehlerordner.

Duplikate überschreiben

Das neue Dokument überschreibt die bereits bestehende Datei im Fehlerordner ohne weitere Prüfung.

Typischer Einsatz: Das Dokument wurde schon einmal verarbeitet, der Dateiname existiert bereits im Fehlerordner.

Vorgesehener Dateiname + fortlaufende Nummer

Das Dokument wird unter dem vorgesehenen Namen abgelegt. BarcodeOCR hängt eine laufende Nummer an, damit der Dateiname eindeutig bleibt.

Typischer Einsatz: Doppelt gescannte Dokumente sollen nicht überschrieben werden, sondern ebenfalls im Fehlerordner gespeichert werden.

Was Dateien im Fehlerordner bedeuten und was Sie tun können, steht unter Der Fehlerordner.