Benennen/Sortieren

Legen Sie fest, nach welchem Schema die Ausgabedokumente benannt werden sollen.

Auswahl des Dateinamens

Umbenennungsoption	Erklärung	Typisches Anwendungsbeispiel
Verwendung des Original-Dateinamens	Das Dokument wird nur zerlegt und nicht anhand der Barcodes umbenannt Ausgabedokumente verwenden den Ursprungsdateinamen	In einer Vorverarbeitung werden die Dokumente bereits umbenannt und der Dateiname soll beibehalten werden
Verwendung des erkannten Barcodes als Dateinamen	Das Dokument wird anhand des erkannten Barcodes umbenannt	Die Dokumente sollen im Dateisystem anhand des Barcodes gefunden werden

Zusätzliche Benennungsoptionen

Umbenennungsoption	Erklärung	Typisches Anwendungsbeispiel
Dem Dateinamen voranstellen	Stellt die eingegebenen Zeichen dem Dateinamen voran Es können die unten aufgeführten Platzhalter verwendet werden	Vor jedem Dateinamen soll das aktuelle Datum (bzw. Zeitstempel) vorangestellt werden, um eine chronologische Sortierung im Dateiexplorer zu ermöglichen
Dem Dateinamen anhängen	Hängt die eingegebenen Zeichen an den Dateinamen an Es können die rechts angegebenen Platzhalter verwendet werden	Für eine Zuordnung zum Quelldokument soll der ursprüngliche Dateiname zusätzlich im Dateinamen gespeichert werden
In NTFS ungültige Zeichen im Dateinamen ersetzen durch	Im NTFS-Dateisystem sind folgende Zeichen im Dateinamen ungültig: */ ? < > \ : \| ”** Im Textfeld kann definiert werden, durch welches Zeichen die ungültigen Zeichen ersetzt werden Wird kein Zeichen im Textfeld angegeben, werden die ungültigen Zeichen entfernt	Ein Barcode enthält fehlerhafte Zeichen, welche im Anschluss als Dateiname verwendet werden sollen. Da der Dateiname auf einem NTFS-System nicht erstellt werden kann, wird die Datei als "Naming Error" im Fehlerordner abgelegt

Anlegen von Unterordnern und Sortieren der Ausgabedateien

BarcodeOCR kann eine definierbare Orderstruktur im Ausgabeordner anlegen, in dem die Ausgabedateien einsortiert werden können. Unterordner werden automatisch durch BarcodeOCR während der Verarbeitung erzeugt, sofern diese nicht existieren und die Ergebnisdatei wird in den Ordner mit dem vorgesehenen Dateinamen gespeichert.

Verwende eine Vorlage für die Sortierung

Für viele Anwendungsfälle kann bereits eine Vorlage für die Erstellung der Unterordner verwendet werden. Bei bestimmten Vorlagen kann ein Parameter verwendet werden, um die Vorlage an den Anwendungsfall anzupassen:

Vorlagenname	Parameter wird verwendet für	Beispiel (Fett = Unterordnerstruktur)
Datum (Format: JJJJ-MM-TT)	Kein Parameter benötigt	Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234 Pfad: Ausgabeordner\2017-07-12\RECHNUNG-1234.pdf
Datum (Format: MM-TT)	Kein Parameter benötigt	Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234 Pfad: Ausgabeordner\07-12\RECHNUNG-1234.pdf
Datum (Format: MM-TT-SS)	Kein Parameter benötigt	Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234 Pfad: Ausgabeordner\07-12-19\RECHNUNG-1234.pdf
Tag (TT)	Kein Parameter benötigt	Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234 Pfad: Ausgabeordner\07\RECHNUNG-1234.pdf
Stunde (SS)	Kein Parameter benötigt	Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234 Pfad: Ausgabeordner\19\RECHNUNG-1234.pdf
Unterordner anhand eines Trennzeichens	Trennzeichen	Beispiel-Barcode: BELEGE@2017@004 Parameter: @ Pfad: Ausgabeordner\BELEGE\2017\004\BELEGE@2017@004.pdf
Eigenes Datumsformat	Datumsformat	Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234 Parameter: yyyyMMddHHmmss Pfad: Ausgabeordner\20170712191045\BELEGE@2017@004.pdf
Verwende die ersten X Stellen des Barcodes als Unterordner	Anzahl an Stellen	Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234 Parameter: 8 Pfad: Ausgabeordner\RECHNUNG\RECHNUNG-1234.pdf
Verwende die letzten X Stellen des Barcodes als Unterordner	Anzahl an Stellen	Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234 Parameter: 4 Pfad: Ausgabeordner\1234\RECHNUNG-1234.pdf

Verwende ein externes Skript zur Bestimmung der Unterordner

Beispiele für nachgeschaltete Anwendungen und Unterorderskripte befinden sich im Ordner "Script Samples" im Installationsordner von BarcodeOCR. Diese dienen als Basis für eine Anpassung an Ihre Anforderungen

Komplexe Ordnerstruktur werden von den Vorlagen ggf. nicht abdeckt. Für diese Sonderfälle kann ein Skript verwendet werden, welches die Ordnerstruktur und auch den Dateinamen anpassen kann. Dieses Skript wird während der Verarbeitung, aber vor dem Speicherprozess aufgerufen und alle Informationen zu dem Verarbeitungsvorgang werden als Variable an das Skript übergeben.

Sie können dann die Informationen ohne Einschränkungen auswerten und den Ordnerpfad sowie den Dateinamen an BarcodeOCR zurückgeben. Diese Informationen werden im Anschluss bei der Speicherung der Datei verwendet.

Mit der Skript-Option können bspw. folgende Anforderungen abgedeckt werden:

Einsortieren der Dokumente in Unterordner - basierend auf erkanntem Text innerhalb der Dokumente (Beispiel als Skript im Ordner "Script Samples" vorhanden)
Einsortieren von Rechnungen in den "Rechnungsordner", Belege in den "Beleg"-Ordner und alle anderen Dokumente in den Ordner "Verschiedenes" anhand eines bestimmten Textes innerhalb des Barcodes (Beispiel als Skript im Ordner "Script Samples" vorhanden)
Bestimmen eines Unterordners anhand eines bestimmten Algorithmus (Nutzung der Skript-Optionen von PowerShell)
Setzen des Dateinamens unabhängig vom Ordner-Dateinamen
Setzen von mehreren verschachtelten Unterordnern
Verwenden von erkannten, aber durch Filter ausgeschlossenen Barcodes als Unterordner
Sowie vielen weiteren Anforderungen...

Beachten Sie, dass PowerShell-Skripte vor dem Gebrauch signiert werden müssen, oder die Ausführungsrichtlinie (ExecutionPolicy) zunächst angepasst werden muss, damit das Skript durch BarcodeOCR aufgerufen werden kann. Sollte diese Option auf Ihrem System nicht gesetzt sein, erhalten Sie einen Eintrag im Fehler-Log und die Ausgabedateien werden nicht in dem von Ihnen definierten Pfad gespeichert. Weitere Informationen zu der Richtlinie finden Sie innerhalb der Beispiel-Skripte.

Ersetzen von Text im Ausgabedateinamen

Zusätzlich können Sie Zeichenfolgen innerhalb der Barcodes gegen Parameter oder eine andere Zeichenfolge ersetzen. Geben Sie eine zu ersetzende Zeichenfolge ein (bspw. "ER-") und definieren Sie, durch welchen Text die Zeichenfolge ersetzt werden soll. (bspw. "Eingangsrechnung-"). Optional haben Sie auch die Möglichkeit, die unten stehenden Platzhalter zu verwenden. Nach der Eingabe der Texte klicken Sie auf "Zur Liste hinzufügen", damit die Ersetzung übernommen wird.

Sie können mehrere Zuordnungen speichern. Diese werden in der Reihenfolge ausgeführt, wie diese auch angezeigt werden. Wenn Sie eine Zuordnung entfernen möchten, klicken Sie den Eintrag an und klicken Sie anschließend auf "Aus Liste entfernen" um den Eintrag zu löschen.

Beispiele:

Zu ersetzende Zeichenfolge	Zeichenfolge ersetzen durch	Barcode-Text	Nach dem Ersetzen
ER-	Eingangsrechnung-	ER-12345	Eingangsrechnung-12345
DATUM	%TODAY%	SCAN-DATUM	SCAN-01.01.16
Rechnung	(leer)	Rechnung5678	5678

Platzhalter

Platzhalter	Beispielwert	Erklärung
%YEAR%	2016	Das aktuelle Jahr
%MONTH%	01	Der aktuelle Monat
%DAY%	01	Der aktuelle Tag
%TODAY%	01.01.16	Das aktuelle Datum
%TIMESTAMP%	09-12-06-032	Aktueller Zeitstempel bis zur Millisekunde (hh-mm-ss-fff) (für Sortierung im Dateisystem empfohlen)
%OLDFILENAME%	Scanner-01929284	Dateiname der Eingangsdatei
%MD5%	3c4cbcc7b0b7422b2c0e99ecfebdab14	MD5-Hash der Ausgabedatei
%PGCNT%	2	Anzahl der Seiten in dem Ausgabedokument
%LOCALCOUNTER%	15	fortlaufende Zahl pro Arbeitsanweisung, die für jedes gespeicherte Dokument um 1 erhöht wird
%GLOBALCOUNTER%	628	fortlaufende Zahl pro BarcodeOCR-Installation, die für jedes gespeicherte Dokument um 1 erhöht wird

Konfliktbehandlung

Konflikte im Zielordner

Sollten beim Abspeichern Konflikte auftreten (weil z. B. ein Barcode in einem Stapel doppelt vorkam), so haben Sie folgende Möglichkeiten:

Lösungsoption	Erklärung	Typisches Anwendungsbeispiel
Duplikate in Fehlerordner verschieben	Das Dokument wird mit der Bezeichnung "Duplicate" im Fehlerordner abgelegt	Das Dokument wurde zuvor verarbeitet und der Dateiname existiert bereits im Zielordner
Duplikate überschreiben	Das Dokument wird im Fehlerordner abgelegt Ein bereits bestehendes Dokument wird ohne Überprüfung überschrieben	Das Dokument wurde zuvor verarbeitet und der Dateiname existiert bereits im Zielordner
Vorgesehener Dateiname + fortlaufende Nummer	Das Dokument wird unter dem vorgesehenen Namen abgelegt, es wird jedoch eine laufende Nummer angehängt, um die Eindeutigkeit des Dateinamens zu erhalten	Doppelt eingescannte Dokumente sollen nicht überschrieben oder aussortiert werden, sondern ebenfalls im Ausgabeordner gespeichert werden
An bestehende Anhängen	Die Seiten aus dem Zieldokument werden einem bereits in dem Ausgabeort existierenden PDF-Dokument angehangen. Ist kein Zieldokument vorhanden, wird es erstellt.	Mehrere Seiten aus unterschiedlichen Scans sollen zu einer Zieldatei zusammengefasst werden, die manuell dann aus dem Ausgabeordner entfernt wird, sobald der Vorgang abgeschlossen ist

Konflikte im Fehlerordner

Sollten beim Abspeichern im Fehlerordner Konflikte auftreten, so haben Sie folgende Möglichkeiten:

Lösungsoption	Erklärung	Typisches Anwendungsbeispiel
Duplikate in „Duplicate“ umbenennen + fortlaufende Nummer	Das Dokument wird in „Duplicate“ umbenannt und erhält eine fortlaufende Nummer, um die die Eindeutigkeit des Dateinamens zu erhalten	Das Dokument wurde zuvor verarbeitet und der Dateiname existiert bereits im Zielordner
Duplikate überschreiben	Ein bereits bestehendes Dokument wird ohne Überprüfung überschrieben	Das Dokument wurde zuvor verarbeitet und der Dateiname existiert bereits im Zielordner
Vorgesehener Dateiname + fortlaufende Nummer	Das Dokument wird unter dem vorgesehenen Namen abgelegt, es wird jedoch eine laufende Nummer angehängt, um die Eindeutigkeit des Dateinamens zu erhalten	Doppelt eingescannte Dokumente sollen nicht überschrieben oder aussortiert werden, sondern ebenfalls im Ausgabeordner gespeichert werden