Benennung

Legen Sie fest, nach welchem Schema die Ausgabedokumente benannt werden sollen.


Auswahl des Dateinamens

Umbenennungsoption Erklärung Typisches Anwendungsbeispiel
Verwendung des Original-Dateinamens
  • Das Dokument wird nur zerlegt und nicht anhand der Barcodes umbenannt
  • Ausgabedokumente verwenden den Ursprungsdateinamen
In einer Vorverarbeitung werden die Dokumente bereits umbenannt und der Dateiname soll beibehalten werden
Verwendung des erkannten Barcodes als Dateinamen
  • Das Dokument wird anhand des erkannten Barcodes umbenannt
Die Dokumente sollen im Dateisystem anhand des Barcodes gefunden werden

Zusätzliche Benennungsoptionen

Umbenennungsoption Erklärung Typisches Anwendungsbeispiel
Dem Dateinamen voranstellen
  • Stellt die eingegebenen Zeichen dem Dateinamen voran
  • Es können die unten aufgeführten Platzhalter verwendet werden
Vor jedem Dateinamen soll das aktuelle Datum (bzw. Zeitstempel) vorangestellt werden, um eine chronologische Sortierung im Dateiexplorer zu ermöglichen
Dem Dateinamen anhängen
  • Hängt die eingegebenen Zeichen an den Dateinamen an
  • Es können die rechts angegebenen Platzhalter verwendet werden
Für eine Zuordnung zum Quelldokument soll der ursprüngliche Dateiname zusätzlich im Dateinamen gespeichert werden

In NTFS ungültige Zeichen im Dateinamen ersetzen durch

  • Im NTFS-Dateisystem sind folgende Zeichen im Dateinamen ungültig: / ? < > \ : * | ”
  • Im Textfeld kann definiert werden, durch welches Zeichen die ungültigen Zeichen ersetzt werden
  • Wird kein Zeichen im Textfeld angegeben, werden die ungültigen Zeichen entfernt
Ein Barcode enthält fehlerhafte Zeichen, welche im Anschluss als Dateiname verwendet werden sollen. Da der Dateiname auf einem NTFS-System nicht erstellt werden kann, wird die Datei als "Naming Error" im Fehlerordner abgelegt

Anlegen von Unterordnern und Sortieren der Ausgabedateien

BarcodeOCR kann eine definierbare Orderstruktur im Ausgabeordner anlegen, in dem die Ausgabedateien einsortiert werden können. Unterordner werden automatisch durch BarcodeOCR während der Verarbeitung erzeugt, sofern diese nicht existieren und die Ergebnisdatei wird in den Ordner mit dem vorgesehenen Dateinamen gespeichert.

Verwende eine Vorlage für die Sortierung

Für viele Anwendungsfälle kann bereits eine Vorlage für die Erstellung der Unterordner verwendet werden. Bei bestimmten Vorlagen kann ein Parameter verwendet werden, um die Vorlage an den Anwendungsfall anzupassen:

Vorlagenname Parameter wird verwendet für Beispiel (Fett = Unterordnerstruktur)

Datum (Format: JJJJ-MM-TT)

Kein Parameter benötigt

Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234
Pfad: Ausgabeordner\2017-07-12\RECHNUNG-1234.pdf

Datum (Format: MM-TT)

Kein Parameter benötigt Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234
Pfad: Ausgabeordner\07-12\RECHNUNG-1234.pdf

Datum (Format: MM-TT-SS)

Kein Parameter benötigt Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234
Pfad: Ausgabeordner\07-12-19\RECHNUNG-1234.pdf

Tag (TT)

Kein Parameter benötigt Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234
Pfad: Ausgabeordner\07\RECHNUNG-1234.pdf

Stunde (SS)

Kein Parameter benötigt Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234
Pfad: Ausgabeordner\19\RECHNUNG-1234.pdf

Unterordner anhand eines Trennzeichens

Trennzeichen

Beispiel-Barcode: BELEGE@2017@004
Parameter: @
Pfad: Ausgabeordner\BELEGE\2017\004\BELEGE@2017@004.pdf

Eigenes Datumsformat

Datumsformat

Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234
Parameter: yyyyMMddHHmmss
Pfad: Ausgabeordner\20170712191045\BELEGE@2017@004.pdf

Verwende die ersten X Stellen des Barcodes als Unterordner

Anzahl an Stellen

Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234
Parameter: 8
Pfad: Ausgabeordner\RECHNUNG\RECHNUNG-1234.pdf

Verwende die letzten X Stellen des Barcodes als Unterordner Anzahl an Stellen

Beispiel-Barcode: RECHNUNG-1234
Parameter: 4
Pfad: Ausgabeordner\1234\RECHNUNG-1234.pdf


Verwende ein externes Skript zur Bestimmung der Unterordner

Komplexe Ordnerstruktur werden von den Vorlagen ggf. nicht abdeckt. Für diese Sonderfälle kann ein Skript verwendet werden, welches die Ordnerstruktur und auch den Dateinamen anpassen kann. Dieses Skript wird während der Verarbeitung, aber vor dem Speicherprozess aufgerufen und alle Informationen zu dem Verarbeitungsvorgang werden als Variable an das Skript übergeben.

Sie können dann die Informationen ohne Einschränkungen auswerten und den Ordnerpfad sowie den Dateinamen an BarcodeOCR zurückgeben. Diese Informationen werden im Anschluss bei der Speicherung der Datei verwendet.

Mit der Skript-Option können bspw. folgende Anforderungen abgedeckt werden:

  • Einsortieren der Dokumente in Unterordner - basierend auf erkanntem Text innerhalb der Dokumente (Beispiel als Skript im Ordner "Script Samples" vorhanden)
  • Einsortieren von Rechnungen in den "Rechnungsordner", Belege in den "Beleg"-Ordner und alle anderen Dokumente in den Ordner "Verschiedenes" anhand eines bestimmten Textes innerhalb des Barcodes (Beispiel als Skript im Ordner "Script Samples" vorhanden)
  • Bestimmen eines Unterordners anhand eines bestimmten Algorithmus (Nutzung der Skript-Optionen von PowerShell)
  • Setzen des Dateinamens unabhängig vom Ordner-Dateinamen
  • Setzen von mehreren verschachtelten Unterordnern
  • Verwenden von erkannten, aber durch Filter ausgeschlossenen Barcodes als Unterordner
  • Sowie vielen weiteren Anforderungen...


Beachten Sie, dass PowerShell-Skripte vor dem Gebrauch signiert werden müssen, oder die Ausführungsrichtlinie (ExecutionPolicy) zunächst angepasst werden muss, damit das Skript durch BarcodeOCR aufgerufen werden kann. Sollte diese Option auf Ihrem System nicht gesetzt sein, erhalten Sie einen Eintrag im Fehler-Log und die Ausgabedateien werden nicht in dem von Ihnen definierten Pfad gespeichert. Weitere Informationen zu der Richtlinie finden Sie innerhalb der Beispiel-Skripte.

Ersetzen von Text im Ausgabedateinamen

Zusätzlich können Sie Zeichenfolgen innerhalb der Barcodes gegen Parameter oder eine andere Zeichenfolge ersetzen. Geben Sie eine zu ersetzende Zeichenfolge ein (bspw. "ER-") und definieren Sie, durch welchen Text die Zeichenfolge ersetzt werden soll. (bspw. "Eingangsrechnung-"). Optional haben Sie auch die Möglichkeit, die unten stehenden Platzhalter zu verwenden. Nach der Eingabe der Texte klicken Sie auf "Zur Liste hinzufügen", damit die Ersetzung übernommen wird.

Sie können mehrere Zuordnungen speichern. Diese werden in der Reihenfolge ausgeführt, wie diese auch angezeigt werden. Wenn Sie eine Zuordnung entfernen möchten, klicken Sie den Eintrag an und klicken Sie anschließend auf "Aus Liste entfernen" um den Eintrag zu löschen.

Beispiele:

Zu ersetzende Zeichenfolge Zeichenfolge ersetzen durch Barcode-Text Nach dem Ersetzen
ER-

Eingangsrechnung-

ER-12345 Eingangsrechnung-12345
DATUM %TODAY% SCAN-DATUM SCAN-01.01.16
Rechnung (leer) Rechnung5678 5678

Platzhalter

Platzhalter Beispielwert Erklärung
%YEAR% 2016 Das aktuelle Jahr
%MONTH% 01 Der aktuelle Monat
%DAY% 01 Der aktuelle Tag
%TODAY% 01.01.16 Das aktuelle Datum
%TIMESTAMP% 09-12-06-032 Aktueller Zeitstempel bis zur Millisekunde (hh-mm-ss-fff) (für Sortierung im Dateisystem empfohlen)
%OLDFILENAME% Scanner-01929284 Dateiname der Eingangsdatei
%MD5% 3c4cbcc7b0b7422b2c0e99ecfebdab14 MD5-Hash der Ausgabedatei
%PGCNT% 2 Anzahl der Seiten in dem Ausgabedokument
%LOCALCOUNTER% 15 fortlaufende Zahl pro Arbeitsanweisung, die für jedes gespeicherte Dokument um 1 erhöht wird
%GLOBALCOUNTER% 628 fortlaufende Zahl pro BarcodeOCR-Installation, die für jedes gespeicherte Dokument um 1 erhöht wird

 


Konfliktbehandlung

Konflikte im Zielordner

Sollten beim Abspeichern Konflikte auftreten (weil z. B. ein Barcode in einem Stapel doppelt vorkam), so haben Sie folgende Möglichkeiten:

Lösungsoption Erklärung Typisches Anwendungsbeispiel
Duplikate in Fehlerordner verschieben
  • Das Dokument wird mit der Bezeichnung "Duplicate" im Fehlerordner abgelegt
Das Dokument wurde zuvor verarbeitet und der Dateiname existiert bereits im Zielordner
Duplikate überschreiben
  • Das Dokument wird im Fehlerordner abgelegt
  • Ein bereits bestehendes Dokument wird ohne Überprüfung überschrieben
Das Dokument wurde zuvor verarbeitet und der Dateiname existiert bereits im Zielordner
Vorgesehener Dateiname + fortlaufende Nummer
  • Das Dokument wird unter dem vorgesehenen Namen abgelegt,
    es wird jedoch eine laufende Nummer angehängt, um die Eindeutigkeit des Dateinamens zu erhalten
Doppelt eingescannte Dokumente sollen nicht überschrieben oder aussortiert werden, sondern ebenfalls im Ausgabeordner gespeichert werden

Konflikte im Fehlerordner

Sollten beim Abspeichern im Fehlerordner Konflikte auftreten, so haben Sie folgende Möglichkeiten:

Lösungsoption Erklärung Typisches Anwendungsbeispiel
Duplikate in „Duplicate“ umbenennen + fortlaufende Nummer
  • Das Dokument wird in „Duplicate“ umbenannt und erhält eine fortlaufende Nummer, um die die Eindeutigkeit des Dateinamens zu erhalten
Das Dokument wurde zuvor verarbeitet und der Dateiname existiert bereits im Zielordner
Duplikate überschreiben
  • Ein bereits bestehendes Dokument wird ohne Überprüfung überschrieben
Das Dokument wurde zuvor verarbeitet und der Dateiname existiert bereits im Zielordner
Vorgesehener Dateiname + fortlaufende Nummer
  • Das Dokument wird unter dem vorgesehenen Namen abgelegt,
    es wird jedoch eine laufende Nummer angehängt, um die Eindeutigkeit des Dateinamens zu erhalten
Doppelt eingescannte Dokumente sollen nicht überschrieben oder aussortiert werden, sondern ebenfalls im Ausgabeordner gespeichert werden